Hausverwaltung: (Ab wann) lohnt sich dieser Dienstleister?

Anders als ein Eigenheimbesitzer sind Eigentümer von Wohnimmobilien an einem besonderen Arbeitsfeld gefordert: Vermietung. Über kurz oder lang kann diese Arbeit durchaus ein regelrechter Zeitfresser werden. Je mehr Wohnungen zur Immobilie gehören und je mehr Immobilien Sie besitzen, desto eher spielen Sie möglicherweise mit dem Gedanken, die mit dem Vermieten verbundene Arbeit zu delegieren. Erste Ansprechpartner sind spezialisierte Dienstleister: Hausverwalter. Welche Arbeiten übernimmt eine Hausverwaltung? Ab wann lohnt es sich, einen Hausverwalter zu bestellen? Was ist dabei zu beachten? Wir geben Ihnen einen Überblick.

Hinweis: Sollten Sie eine Eigentumswohnung kaufen wollen oder bereits erworben haben, sollten Sie sich mit den zusätzlichen Aufgaben einer WEG-Hausverwaltung beschäftigen. In diesem Artikel informieren wir Sie über die grundlegenden Aufgaben eines Hausverwalters für Wohnimmobilien.

Welche Aufgaben übernimmt eine Hausverwaltung?

Damit Sie sich für oder gegen eine Hausverwaltung entscheiden können, sollten Sie zuerst entscheiden, welche Dienstleistungen Sie delegieren möchten. Grundsätzlich gilt: Sie können nahezu alle Tätigkeiten weiterreichen. Sie werden immer ein Unternehmen finden, das die Leistungen anbietet oder gegen Entgelt realisiert.

Die typische Bandbreite reicht von reinen Verwaltungsarbeiten über eingeschlossene Handwerkertätigkeiten bis zur Komplettbetreuung einer Immobilie. Allerdings sollten Sie sich bei der Auswahl an den typischen und sinnvollen Dienstleistungen einer guten Hausverwaltung orientieren. Diese umfassen in der Regel die folgenden Tätigkeiten bzw. Serviceleistungen:

• Verwaltung der Einnahmen und Ausgaben inkl. Buchhaltung und Rechnungswesen sowie Zugriff auf das Mietkonto,
• Beauftragen von Handwerkerleistungen, Reinigungsdienste und Gartenarbeiten,
• Organisation der Streu-, Räum- und Kehrpflicht,
• regelmäßige Kontrolle des Zustands der Immobilie und der technischen Anlagen,
• ggf. Abschluss von Dienstleisterverträgen wie Wartungsverträge,
• Ansprechpartner von Mietern bei Problemen,
• Überwachen der Mieteingänge inklusive Mahnwesen,
• Erstellen der jährlichen Nebenkostenabrechnung inkl. Heizkosten,
• Berechnung der monatlichen Nebenkostenvorauszahlungen,
• Neuvermietung inklusive Inserat, Mieterauswahl und Vertragsmanagement,
• Vertretung bei der Wohnungsübergabe inkl. Protokollerstellung,
• Anpassen der Miete,
• Kündigungen und Räumungsklagen,
• Beratung des Eigentümers zur Optimierung der Einnahmen und Kosten.

Diese grobe Liste enthält viele Einzelpunkte, die sich weiter unterteilen lassen. So ist eine Hausverwaltung nicht nur für die Organisation von Wartungsterminen zuständig. Sie nimmt vielmehr auch Reklamationen und Hinweise auf technische Störungen entgegen. Dabei entscheidet sie, wann und wie die Störungen zu beseitigen sind.

Zusammenfassend lässt sich eine gute Hausverwaltung als rechte Hand des Eigentümers bezeichnen, der dessen Interessen wahrt und Aufgaben übernimmt. Anders gesagt: Diese Dienstleister kümmern sich um alles, was rund um die Immobilie zu erledigen ist.

Eine individuelle Vertragsgestaltung ist möglich

Allerdings muss die angebotene oder typische Leistung nicht mit der tatsächlich Beauftragten übereinstimmen. Als Eigentümer können Sie den Aufgabenkatalog mit dem Unternehmen frei vereinbaren und Teile der Arbeiten weiter selbst in die Hand nehmen. In der Regel ist es jedoch sinnvoll, einen Dienstleister für alle Aufgaben zu finden, um den eigenen Aufwand zur Verwaltung der Immobilie deutlich zu reduzieren.

Sie können auch besondere Vereinbarungen in den Dienstleistungsvertrag hineinnehmen. Dabei setzen Sie zum Beispiel bestimmte Ausgabenhöhen fest, bis zu denen die Hausverwaltung eigenmächtig handeln kann. Erst danach müssen Sie einer Maßnahme zustimmen. Das ist durchaus üblich und schützt beide Seiten vor einem Konflikt. Oder Sie schränken die Vollmacht ein, sodass Sie selbst bei der Wohnungsvergabe über die Mieter entscheiden und den Vertrag unterzeichnen.

Wie lange laufen Verträge mit einer Hausverwaltung?

Anders als beim Bestellen einer WEG-Hausverwaltung sind die Vertragspartner bei einer Wohnimmobilienverwaltung frei in der Vertragsgestaltung. Sie können mit der Hausverwaltung eine beliebige Vertragsdauer vereinbaren.

In der Praxis werden Verträge in der Regel über eine Dauer von ein bis fünf Jahre geschlossen. Bei kurzen Laufzeiten sind automatische Verlängerungen üblich.

Kurze Laufzeiten haben den Vorteil, dass Sie eine Hausverwaltung in Ruhe testen können. Nach Ende der Laufzeit können Sie neu verhandeln oder einen neuen Dienstleister beauftragen. Allerdings kann sich das zu einem Bumerang entwickeln. Denn mit jeder neuen Vertragsperiode können beide Parteien auch die Entgelte neu verhandeln. Das heißt: Kürzere Verträge bedeuten tendenziell schneller steigende Ausgaben.

Was kostet eine Hausverwaltung?

Es gibt keine Tabellen, an denen sich die Kosten für eine Hausverwaltung orientieren. Das liegt letztlich auch an den verschiedenen Servicepaketen und an den verschiedenen Bedingungen bei den jeweiligen Wohnimmobilien. Es gibt typische Posten, die teilweise getrennt bepreist werden. Mögliche Abrechnungsarten sind:

• Pauschalen für die Anzahl der Wohnungseinheiten,
• Modifikatoren für Lage und Zustand der Immobilie,
• Pauschalen für die vereinbarten Dienstleistungen,
• Zusatzleistungen,
• zusätzlich ein Mindestpreis pro Objekt,
• unternehmensabhängige Modifikatoren.

Je nach Ort, Unternehmen und Immobilie ergibt sich daraus eine Pauschale, die zwischen 20 und 30 Euro pro Monat und Wohneinheit liegt. Das gilt für die reine Verwaltung. Je mehr Leistungen Sie vereinbart haben und je mehr Zusatzaufgaben anfallen, desto höher können die Rechnungsbeträge ausfallen. Wenn Sie zu den Kunde

Der Preis ergibt sich stets auf Basis von Angebot und Nachfrage im direkten Austausch. Sie können also verhandeln. Außerdem ist es ratsam, mehrere Angebote einzuholen, um die Hausverwaltungen vergleichen zu können.

Tipp: Die Kosten für die Hausverwaltung können Sie nicht als Betriebskosten auf die Mieter umlegen. Sie können die Ausgaben aber von der Steuer absetzen. Fragen Sie Ihren Steuerberater, wie Sie am besten vorgehen und welchen Effekt das auf die zu zahlende Einkommensteuer hat. Der Steuervorteil relativiert die Kosten möglicherweise.

Vorteile und Nachteile einer Hausverwaltung

Bei der Betrachtung der Vorteile und Nachteile einer Hausverwaltung überwiegen allgemein klar die Vorteile. Dennoch kann es im individuellen Einzelfall sein, dass die negativen Aspekte stärker zur Geltung kommen. Beispiele sind die Kosten oder die mangelnde Verfügbarkeit einer professionell agierenden Hausverwaltung in der näheren Umgebung.

Die Vorteile einer Hausverwaltung sind:

• Entlastung des Vermieters,
• Verlagerung des Mieterkontakts auf einen Dritten,
• Zugriff auf ein Netzwerk aus Dienstleistern rund um Immobilien,
• professionelle Verwaltung der Immobilie auf aktuellem Stand der Rechtsprechung und mit Einhalten rechtlicher Fristen,
• häufig schnellere Neuvermietung und weniger Leerstand,
• Marktkenntnisse und Erfahrung des Vertragspartners.

Nachteile einer Hausverwaltung sind:

• monatliche Kosten,
• Qualität der Arbeit vorab nur schwer einzuschätzen,
• keine Sicherheit, dass der Dienstleister im Interesse des Eigentümers handelt,
• ggf. mangelnde Verfügbarkeit vor Ort.

Für wen lohnt sich das Delegieren von Aufgaben?

Am Ende stellen sich zwei wesentliche Fragen. Zum einen: Sind die Kosten für die beauftragten Dienstleistungen durch die Einnahmen aus der Vermietung abzudecken? Zum anderen: Ist der Aufwand noch ohne Hausverwaltung zu leisten? Vor dem Hintergrund der Vor- und Nachteile müssen Sie entscheiden, ob ein Dienstleister für Sie der richtige Weg ist.

• Beauftragen Sie eine Hausverwaltung, wenn Sie in Ruhe den monatlichen Cashflow aus Ihrer Wohnimmobilie genießen möchten.
• Beauftragen Sie unbedingt eine Hausverwaltung, wenn Sie die Aufgaben nicht mehr aus eigener Kraft stemmen können.
• Beauftragen Sie außerdem immer dann einen solchen Dienstleister, wenn Sie ein Investor sind und sich mit dem Mietrecht sowie angrenzenden rechtlichen Grundlagen zu wenig auskennen.
• Ganz besonders zu empfehlen ist eine Hausverwaltung für alle Eigentümer mit mehreren Immobilien und einer Vielzahl von Mietwohnungen.

Wenn Sie dagegen genug Zeit, Erfahrung und Spaß an der Tätigkeit haben, kümmern Sie sich selbst um die Verwaltung Ihrer Immobilie. Wenn Sie sich an Mietrecht und technische Aspekte sowie an die Pflege der Immobilie herantrauen, sollten Sie die Fäden in der Hand behalten. Wenn Sie nur eine kleinere Immobilie oder insgesamt wenige Wohneinheiten vermieten, lohnt es sich für Sie möglicherweise ebenfalls nicht, eine Hausverwaltung zu beauftragen.

Tipp: Wenn Sie die Sache selbst in die Hand nehmen möchten, können Sie auf mehrere Varianten von Verwaltungssoftware zurückgreifen. Diese gibt es von verschiedenen Anbietern. Die Software unterstützt Sie unter anderem bei den Abläufen und Auswertungen.

Eine Hausverwaltung ist ein professioneller Dienstleister für Ihre Immobilie

Es gibt viele gute Argumente, die für eine Hausverwaltung sprechen. Ob diese Argumente jedoch für Sie relevant sind, hängt von Ihrer Immobilie und Ihrer Situation ab. Grundsätzlich haben Sie einen professionellen Partner an Ihrer Seite, der Ihnen das Tagesgeschäft komplett abnimmt, Sie regelmäßig mit einem Report über die aktuelle Entwicklung in Kenntnis setzt und bis zu einer vereinbarten Summe für Sie alles regelt. Die Kosten sind relativ moderat und lassen sich häufig durch die Mieteinnahmen decken. Ob das jedoch eine Lösung für Sie ist, liegt ganz bei Ihnen.