Eine WEG-Hausverwaltung ist für Eigentümer ein Plus

Eine Hausverwaltung hat für Eigentümer viele Vorteile. Wenn es sich um eine Immobilie mit mehreren Eigentumswohnungen handelt, ist sie sogar empfehlenswert. Denn sie übernimmt nicht nur laufende Tätigkeiten der Bewirtschaftung. Eine Hausverwaltung betreut auch die Sitzungen der Eigentümerversammlungen und ist ein neutraler Interessenausgleich für die Mitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Um die Funktionen zwischen Dienstleistern für Wohnimmobilien und Immobilien mit Eigentumswohnungen zu unterscheiden, spricht man in diesem Fall auch von einer WEG-Hausverwaltung oder Wohnungsverwaltung.

Wer bestellt die WEG-Hausverwaltung?

In Eigentumswohnanlagen liegt die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums erst einmal in den Händen aller Wohnungseigentümer. Es ist mittlerweile allerdings üblich geworden, diese – recht umfangreichen – Aufgaben an eine WEG-Hausverwaltung zu delegieren. Dazu beschließt die Wohnungseigentümerversammlung, eine WEG-Hausverwaltung zu bestellen. Nur die Gemeinschaft darf den Auftrag erteilen. Denn nicht zuletzt ist es das Geld der Eigentümer, mit dem die Leistung zu finanzieren ist.

Hausverwalter ist nicht gleich Hausmeister!

Große Hausverwaltungsfirmen haben meist mehrere Eigentümergemeinschaften unter Vertrag. Daneben gibt es den einzelnen Hausverwalter – das ist manchmal sogar jemand, der zur betreffenden Eigentümergemeinschaft gehört. Ob groß oder klein: WEG-Hausverwaltungen müssen immer koordinierende, administrative wie technische und Abrechnungsarbeiten im Interesse aller beteiligten Parteien vornehmen. Sie handeln neutral und weisungsgebunden als Dienstleister der Wohnungseigentümer.

Eine Hausverwaltung kann Hausmeisterdienste übernehmen – oder solche Arbeiten als Auftrag an andere Dienstleister vergeben. Grundsätzlich ist eine Hausverwaltung aber nicht mit dem Hausmeisterdienst zu verwechseln: Sie hat völlig andere und deutlich mehr Aufgaben. Zu den wichtigsten Aufgaben einer Hausverwaltung gehören:

• Beratung der Wohnungseigentümergemeinschaft zu allen Fragen des Gemeinschaftseigentums nach Maßgabe des geltenden Rechts;
• bauliche und technische Betreuung des Gemeinschaftseigentums inklusive Überprüfen, regelmäßigem Begehen und Instandhalten;
• Vergabe, Überwachung und notfalls Reklamation erforderlicher Instandhaltungsarbeiten;
• Wahrung von Verkehrs- und anderen Sicherungspflichten, Abschluss notwendiger Versicherungen und Überwachung aller Rechtsfragen;
• das Führen aller Konten der Eigentümergemeinschaft, die Überwachung von Hausgeld- und sonstigen Zahlungen, unter Umständen auch deren Durchsetzung im Mahnverfahren. Ebenso erstellt die WEG-Hausverwaltung die Jahresabrechnungen und führt die Instandhaltungsrücklagen;
• Aufstellung eines Wirtschaftsplans, Vorschläge zu Kosteneinsparungen, etwa durch Kostenvoranschläge und Angebotsprüfung bei diversen Dienstleistern;
• Fristgerechte Einladung zu und Leitung von Eigentümerversammlungen einschließlich Erstellung von Beschlussvorlagen und Protokollen. Dazu zählen auch Abstimmungen und das Überprüfen der rechtlichen Grundlage von Beschlüssen sowie deren Umsetzung;
• Beauftragung eines Rechtsanwaltes bei Streitigkeiten der Eigentümergemeinschaft.

Diese Auflistung zeigt bereits, welcher Aufwand entstehen kann. Die WEG-Hausverwaltung bietet also deutlich mehr als eine Dienstleistung für Einzelbesitzer von Immobilien – einfach, weil durch die Betreuung der WEG deutlich mehr Aufgaben und Verantwortung hinzukommen.

Welche Vertragsgrundlage für die WEG-Hausverwaltung?

Grundlage der Zusammenarbeit zwischen Dienstleister und Eigentümer ist ein Vertrag. Beim Bestellen einer WEG-Hausverwaltung werden meistens zwei Verträge geschlossen:

1. Der Vertrag über das Bestellen des Dienstleisters als Wohnungsverwaltung.
2. Der Verwaltungsvertrag über die konkreten Aufgaben als Hausverwaltung.

Wichtig: Auch wenn es immer wieder zu einer parallelen Vergabe der Tätigkeiten kommt: Die Hausverwaltung inklusive Mietverwaltung und die WEG-Verwaltung sind zwei unterschiedliche Bereiche. Beide sind vertraglich und organisatorisch zu trennen, auch wenn es üblich ist, den gleichen Dienstleister zu nutzen.

Die Eigentümergemeinschaft kann sich jederzeit einzelne Aufgaben selbst vorbehalten oder an weitere Dienstleister vergeben: Sie ist das verantwortliche Organ – und delegiert die Aufgaben jeweils nach eigenen Maßgaben.

Wie lange wird eine WEG-Hausverwaltung beauftragt?

Das Bestellen einer Hausverwaltung ist nie unbefristet. Der erste Vertrag darf daher maximal auf fünf Jahre geschlossen werden. Danach ist eine neue Abstimmung in der Eigentümerversammlung erforderlich. Bei der Erstbestellung einer WEG-Hausverwaltung ist die Dauer sogar auf nur höchstens drei Jahre befristet. In allen Fällen ist es selbstverständlich möglich, die bisherige WEG-Hausverwaltung erneut zu beauftragen.

Eigentümer schließen und definieren Verträge – niemand sonst!

Nur die Eigentümerversammlung als Gremium ist berechtigt, eine WEG-Hausverwaltung zu bestellen oder – bei berechtigter Kritik – vorzeitig abzuberufen. Einzelpersonen haben kein Recht dazu, für die WEG zu sprechen. Das Bestellen ist zudem stets an einen ordentlichen Beschluss geknüpft.

Welche rechtlichen Grundlagen gibt es?

Die Aufgaben einer Hausverwaltung sind weder gesetzlich vorgeschrieben, noch ist der Hausverwalter ein Beruf mit klar geregeltem Ausbildungsweg. Daher bleibt es der Eigentümerversammlung frei, beliebige Personen mit einer beliebigen Arbeit zu beauftragen. Was allerdings immer gilt, sind die Bestimmungen des Wohnungseigentumsgesetzes, die Regelungen der Teilungserklärung und der Gemeinschaftsordnung sowie die individuellen Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft. An diese Grundlagen müssen sich beide Seiten halten.

Weitere Details der Zusammenarbeit

Ein weiterer Aspekt ist, dass Sondereigentum von der Verwaltung ausgeschlossen ist, die eine Wohnungseigentümergemeinschaft vereinbart hat. Es ist aber jederzeit möglich, dass ein Wohnungsinhaber von sich aus über den Verwaltervertrag hinaus eigene Vereinbarungen mit der WEG-Hausverwaltung trifft. Das wird beispielsweise häufig bei vermieteten Wohnungen gemacht, wie zum Beispiel bei der Bonitätsprüfung, für die Betriebskostenvorauszahlungen und deren Verwaltung oder mit regelmäßigen Begehungen und Feststellungen sowie Behebung von Mängeln in der Wohnung.

Tipp für Wohnungskäufer

Als Käufer einer Wohnung werden Sie automatisch Mitglied der Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie sollten daher nicht nur alle Unterlagen zur Wohnung durchsehen, sondern sich auch alle WEG-Protokolle und alle Verträge mit Dienstleistern zeigen lassen. Nach Möglichkeit sollten Sie zudem Kontakt zu der betreffenden Hausverwaltung aufnehmen.

So können Sie sich ein Bild über die Eigentümergemeinschaft und über die WEG-Hausverwaltung machen. Dabei prüfen Sie gleichzeitig die vertraglich vereinbarten Preise und Dienstleistungen. Denn einerseits gibt es da durchaus große Preisunterschiede, andererseits kann es sein, dass Sie eigene Verträge über Ihr Sondereigentum abschließen wollen – etwa, wenn Sie vorhaben, Ihre neu gekaufte Wohnung zu vermieten. In allen Punkten ist am Ende die aktuelle WEG-Hausverwaltung ihr erster Ansprechpartner.