Ratgeber: der richtige Ablauf beim Vermieten einer Immobilie

Sie haben eine Wohnung oder ein Haus, das Sie vermieten möchten? Sie wissen nicht, in welcher Reihenfolge Sie am besten vorgehen? Dann bietet Ihnen unser Ratgeber die wichtigsten Antworten. Wir erläutern Ihnen Schritt für Schritt, an welche Aufgaben Sie denken und in welcher Reihenfolge Sie vorgehen sollten.

Viele private Immobilienbesitzer erben Häuser oder Wohnungen, die sie nicht selbst nutzen. Die beste Alternative ist das Vermieten. Denn so können Eigentümer Geld erwirtschaften. Der Weg dorthin ist für Einsteiger nicht immer ganz klar. Daher stellen wir Ihnen hier vor, wie Sie effektive und geradlinig zum Ziel kommen. Es beginnt mit der Vorbereitung der Wohnung und der Mietpreisermittlung, führt über das Angebot zum Vermieten und der Auswahl geeigneter Kandidaten bis zur Besichtigung und dem Vertragsabschluss inklusive Wohnungsübergabe.

Selber vermieten oder Makler beauftragen?

Es ist nicht schwer, die einzelnen Aufgaben allein in die Hand zu nehmen und abzuarbeiten. Allerdings ist das Vermieten mit Zeitaufwand verbunden. Erfahrung oder Interesse an allen Details, auch rechtlichen Fragen, ist von Vorteil.

Sie müssen sich um einige Details kümmern, ein Inserat schalten, die Anfragen von Interessenten managen, Besichtigungstermine durchführen, Bewerbungsunterlagen prüfen, den Mietervertrag vorbereiten und die Wohnung übergeben. Das ist nicht immer allein zu bewältigen, besonders wenn Sie weit von der Wohnung entfernt wohnen.

Sie haben drei Alternativen, wenn Sie sich nicht selbst kümmern wollen:

• Ein Makler nimmt Ihnen viel Arbeit ab. Er berechnet dabei aber auch eine Courtage in Höhe von bis zu zwei Nettokaltmieten zuzüglich Umsatzsteuer. Das kann je nach Mietpreis eine empfindliche Summe ausmachen.
• Planen Sie eine Hausverwaltung zu beauftragen, um die Immobilie professionell bewirtschaften zu lassen? Dann kann dieser Dienstleister für Sie auch die Vermietung übernehmen. Sie binden sich allerdings langfristig.
• Service-Portale wie ohne-makler.net bieten eine Reihe von attraktiven Dienstleistungen, mit denen Sie die einzelnen Schritte effektiv umsetzen können.

In allen Fällen können Sie den Aufwand reduzieren, müssen aber mit entsprechenden Kosten rechnen. Unabhängig von Ihrer Wahl stellen wir Ihnen die einzelnen Schritte beim Vermieten einer Wohnung vor. So erhalten Sie einen Überblick über den typischen Ablauf.

Schritt 1: Vorbereitung der Wohnung oder des Hauses

Es gibt zwei typische Ausgangspunkte beim Vermieten. Entweder hat ein Mieter gekündigt oder Sie vermieten eine leere Wohnung, was nach Renovierung oder Kauf möglich ist.

In beiden Fällen sollten Sie prüfen, ob Sie noch etwas Arbeit in das Objekt stecken. Denn eine gut renovierte Wohnung mit guter Ausstattung und modernem Bad sowie energetisch hochwertigen Fenstern können Sie schneller und teurer vermieten. Der Nutzen muss dabei im Verhältnis zum Aufwand stehen. Ein paar Ausbesserungsarbeiten können aber einen positiven Effekt auf das Vermieten haben.

Achtung: Sollten Sie noch keinen Energieausweis für die Immobilie haben, ist es jetzt höchste Zeit. Sie müssen spätestens bei der Besichtigung ein solches Dokument vorlegen können. Wenn Sie ein Ingenieurbüro beauftragen, dauert das einige Tage. Eine attraktive Alternative ist unser Service OM-Energieausweis. Sie sparen Zeit und Geld.

Wichtig: Sie müssen für das Inserat die exakte Wohnfläche des zu vermietenden Objekts kennen. Ermitteln Sie diese Zahl frühzeitig durch Bauunterlagen. Messen Sie im Zweifelsfall nach und ziehen Sie bei Schrägen und Balkonen/Terrassen die vorgeschriebenen Anteile ab.

Schritt 2: Mietpreis und Mietvertragsart festlegen

Einer der wichtigsten Schritte vor der Mieterauswahl ist das Festlegen des Mietpreises und der Mietvertragsart. Beides hat direkten Einfluss auf ihre Einnahmen und die Möglichkeiten der Preisanpassung.

Mietpreis festlegen

Um den Mietpreis zu ermitteln, sollten Sie einige Vergleichsmieten ermitteln. Grundsätzlich ist der örtliche Mietspiegel dabei eine verlässliche Grundlage. Allerdings hinkt dieser der Entwicklung häufig erheblich hinterher. Besser ist es, Vergleichswohnungen in ähnlicher Lage und mit ähnlicher Ausstattung in direkter Umgebung zu finden. So erhalten Sie ein Gespür für den aktuellen, ortsüblichen Mietpreis.

Aber Achtung: Wenn in Ihrer Gemeinde die Mietpreisbremse gilt, müssen Sie die rechtlichen Obergrenzen einhalten. Informieren Sie sich über diesen Punkt, denn eine zu hohe Kaltmiete oder ein zu großer Preisanstieg kann eine Strafe nach sich ziehen. Zusätzlich kann der Mieter dagegen klagen.

Der Mietpreis ist die Basis Ihrer Einnahmen. Setzen Sie ihn nicht zu hoch an, da Sie sonst Interessenten abschrecken und die Immobilie schlechter vermieten können. Setzen Sie ihn aber auch nicht zu tief an, da Ihnen sonst Einnahmen verloren gehen.

Mietvertragsart festlegen

Üblich ist ein normaler Mietvertrag. Eine solche Vereinbarung erlaubt es Ihnen, die Mieten regelmäßig in einem üblichen Rahmen anzuheben. Aber der Mieter muss der Erhöhung zustimmen. Wenn Sie sich die Diskussion um den Mietpreis sparen wollen, haben Sie zwei Alternativen zum Standardmietvertrag:

• Indexmiete: Sie können im Maß der normalen Preisentwicklung (Inflation) die Miete regelmäßig anheben. Der Mieter muss nicht zustimmen. Bei einem Preisrückgang kann der Mieter aber ein Absenken verlangen.
• Staffelmiete: Sie setzten schon beim Vertragsabschluss Mieterhöhungen zu festen Terminen fest. Das ist bei Mietern unbeliebt und Sie sind an Obergrenzen gebunden. Problem dabei. Staffelmieten eignen sich vorrangig, um Modernisierungskosten zeitnah durch Mieterhöhungen auszugleichen. Langfristig sind die Preise schwer marktgerecht im Voraus zu kalkulieren.

Mit der Entscheidung für einen Mietpreis und eine Vertragsart sind Sie schon beim nächsten Thema: Vertrag.

Vertrag beschaffen

Sie können einen Mietvertrag bei einem Anwalt erstellen lassen. Erfahrungsgemäß ist es jedoch einfacher, Vordrucke von Vermietervereinigungen zu nutzen. Denn diese Verträge entsprechen der aktuellen Rechtsprechung und sind standardisiert. Das erleichtert den Umgang mit den Inhalten. Sie werden dazu möglicherweise Mitglied werden müssen.

Denken Sie daran, dass der Mietvertrag zwingend eine Auflistung der Betriebskosten erfordert, wenn Sie diese abrechnen möchten. Auch eine Hausordnung als Anhang gehört dazu. Die genauen Inhaltspunkte sind grundsätzlich frei formulierbar, solange das Mietrecht eingehalten wird. Mindestangaben sind:

• Namen und Anschriften von Mieter und Vermieter,
• genaue Anschrift der Wohnung oder des Hauses (inklusive Stockwerk und Lage im Objekt),
• Kaltmiete und Betriebskosten sowie Heizkosten,
• Angaben zur Kaution/Bürgschaften,
• Beginn des Mietverhältnisses,
• Angaben zur Kündigungsfrist.

Beschaffen Sie sich frühzeitig einen Vertrag. Spätestens zum Besichtigungstermin sollte ein Vordruck verfügbar sein. So können Sie mögliche Fragen zu Vertragsdetails beantworten.

Schritt 3: Inserat für die Mietwohnung bzw. das Haus vorbereiten

Als nächstes gilt es, die Wohnung oder das Haus zu bewerben, also ein Mietangebot aufzusetzen. Dieses Inserat sollte alle wichtigen Fragen beantworten. Zugleich gehören Fotos und idealerweise auch Grundrisse dazu. Durch eine umfassende Darstellung bieten Sie Interessenten einen Einblick, filtern bereits potenzielle Mieter und können eine besondere Ansprache wählen, um ihre gewünschte Zielgruppe zu erreichen. So gehen Sie vor:

1. Definieren Sie die Zielgruppe. Suchen Sie junge Familien, Senioren, Studenten, Ruhe suchende Singles oder Paare mit gutem Einkommen? Für alle Gruppen können Sie besondere Informationen herausstellen und eine spezielle Ansprache entwickeln. Überlegen Sie dabei, wer Interesse haben könnte, die Wohnung oder das Haus in der Lage zu mieten. Denken Sie auch daran, dass die neuen Mieter zum Umfeld passen sollten.
2. Anhand der Zielgruppe formulieren Sie einen Angebotstext. Dieser sollte alle relevanten Daten enthalten. Dazu gehören unter anderem: Mietpreis, Wohnungsgröße, Betriebskosten, Heizkosten, Energieart, Kaution, Mietbeginn, Lage der Wohnung, Besonderheiten des Vertrags und der Wohnung, Infos zur Tierhaltung, die Bitte um eine Selbstauskunft, Kontaktdaten und eine genaue Beschreibung, welche Mieter erwünscht sind. So können Sie gezielt die Menschen ansprechen, die Sie als Mieter wünschen.
3. Erstellen Sie passende Fotos. Planen Sie dabei etwas Zeit ein, um die Wohnung in einem guten Licht darzustellen. Lassen Sie aber eventuelle Mängel nicht aus, da Interessenten sonst spätestens beim Besichtigungstermin enttäuscht sein könnten. Besonders wichtig sind Badezimmer, erkennbare Zimmerzuschnitte, Küche, eventuell Balkon/Terrasse oder Garten. Denken Sie daran, dass Sie für Fotos von bewohnten Wohnungen die Zustimmung des aktuellen Mieters benötigen.
4. Grundrisse bieten einen guten Einblick über den Zuschnitt. Durch das Hinzufügen von solchen Plänen erhalten Interessenten einen guten Eindruck von der Aufteilung und den Maßen. Ein Teil der Besichtigungen wird so überflüssig. Wir können Sie dabei unterstützen, Pläne optisch ansprechend aufzubereiten. Dazu bieten wir die Leistungen OM-Grundrisse und OM-Virtuelle Besichtigung (https://www.ohne-makler.net/service/virtuelle-besichtigung/).
5. Fügen Sie den Energieausweis hinzu. Sie müssen das Dokument ohnehin zeigen. So reduzieren Sie Fragen zum energetischen Zustand der Wohnung.
6. Nutzen Sie eine freiwillige Selbstauskunft. Indem Sie die Interessenten bitten, Angaben zu sich und zum Einkommen zu machen, können Sie schon im Vorfeld aussortieren. Aber: Diese Angaben dürfen keine Pflicht sein, da die Datenschutzgrundverordnung Datenminimierung vorschreibt. Grundsätzlich ist das Einfordern solcher Angaben erst zur Vertragsunterschrift statthaft.

Schritt 4: Das Inserat richtig platzieren

Sind alle Teile zusammen, entscheiden Sie, wo Sie inserieren möchten. Wir empfehlen einen Mix aus verschiedenen Kanälen, um eine möglichst große Reichweite zu erzielen. Denn jeder Tag ohne Mieter ist eine entgangene Mieteinnahme.

Klassische Online-Portale wie Immoscout, Immonet/Immowelt, kleinanzeigen.de und ähnliche Kanäle sollten Sie dazu nutzen, die Wohnung umfassend mit Fotos und langem Text darzustellen. Bei Bedarf können Sie die Anzeige besonders hervorheben lassen, um länger Aufmerksamkeit zu erzielen.

Wenn Sie eine umfassende Streuung erreichen möchten, ist unser OM-Inserat vielleicht eine sinnvolle Option für Sie. Darin enthalten sind Hervorhebungen und eine breite Medienvielfalt.

Tageszeitungen sind zwar effektiv, aber der Anzeigenplatz ist begrenzt. Hier sollten Sie sinnvolle Kurzfassungen finden. Wir empfehlen, eine Anzeige in lokal wichtigen Zeitungen ins Auge zu fassen. Denken Sie außerdem an Schwarze Bretter und das klassische Schild im Fenster. Auch Mundpropaganda ist ein effektives Werkzeug.

Tipp: Nutzen Sie bei allen Inseraten und Veröffentlichungen Kontaktdaten. Das beschleunigt den Prozess des Vermietens. Ratsam ist die Angabe einer Telefonnummer und einer E-Mail-Adresse. Beide werden langfristig im Internet gespeichert. Für E-Mails können Sie eine temporäre E-Mail-Adresse von zum Beispiel Gmail, GMX oder web.de nutzen.

Schritt 5: Mietinteressenten auswählen

Sie werden in vielen Regionen innerhalb kurzer Zeit viele Anfragen erhalten. Der Markt ist angespannt. Dennoch sollten Sie in Ruhe abwarten. Denn so finden Sie besser einen wirklich geeigneten Kandidaten für die Mietwohnung oder das Haus.

Haben Sie einige Bewerbungen mit freiwilliger Selbstauskunft erhalten? Dann prüfen Sie, ob die Finanzen und weiteren Daten ihren Wünschen entsprechen. Haben Sie mit Interessenten telefoniert? Fragen Sie wichtige Eckdaten schon im Vorfeld ab: Wer zieht ein (und wie viele Personen), welches Einkommen liegt vor, woher stammt dieses, warum möchte der Interessent umziehen, klappt der gewünschte Termin usw.

Wählen Sie aus allen Interessenten die potenziellen Mieter aus, die einen soliden, verlässlichen und finanziell unproblematischen Eindruck machen. Hören Sie dabei auf Ihren Bauch, aber orientieren Sie sich an Fakten. Sortieren Sie Bewerbungen ohne Inhalt oder mit fragwürdigen Angaben einfach aus. Suchen Sie die ersten drei bis fünf Kandidaten aus, um mit ihnen Besichtigungstermine zu vereinbaren.

Tipp: Laufen die Termine schlecht, können Sie später weitere Interessenten auswählen. Lassen Sie die Anzeige daher geschaltet und sagen Sie anderen Interessenten in dieser Phase vorerst nicht ab.

Schritt 6: Besichtigungstermine zum Kennenlernen

Planen Sie für Besichtigungstermine etwa eine halbe Stunde Zeit ein, bei einem Haus eine knappe Stunde. Verzichten Sie möglichst auf Gruppentermine. Sie können dabei die Interessenten nicht so gut kennenlernen und sich kein genaues Bild von den potenziellen Mietern machen. Auch den meisten Mietern gefällt das nicht. Nutzen Sie Einzelgespräche, um einen besseren Eindruck zu bekommen und individuelle Fragen besser beantworten zu können. Machen Sie sich dabei Notizen, um auch später alle Informationen finden zu können.

Weisen bei den Besichtigungen auf mögliche Mängel oder besondere Vorzüge hin. Fragen Sie bei den Interessenten noch einmal typische Eckwerte ab. Dazu zählen:

• Anzahl der einziehenden Personen,
• Haustierhaltung,
• gespielte Musikinstrumente oder andere „lauten“ Hobbys,
• Grund des Umzugs.

Durch die Antworten auf diese Fragen ergibt sich ein genaueres Bild. Das unterstützt Sie bei der Auswahl des Mieters.

Tipp: Weisen Sie alle Interessenten darauf hin, dass eine Entscheidung bei Ihnen einige Tage dauert. So gewinnen Sie Zeit für die Auswahl. Bitten Sie zugleich, dass auch die Interessenten sich noch einmal schriftlich oder telefonisch melden und zusagen oder absagen.

Schritt 7: Mieterauswahl und Vertragsunterzeichnung

Erstellen Sie sich nach dem Besichtigungstermin eine Liste der geeignetsten Kandidaten. Fordern Sie von Ihrem Wunschmieter nun Auskünfte an, sofern Sie diese noch nicht haben:

• Selbstauskunft mit Angaben zur Person,
• Schufa-Selbstauskunft,
• die letzten drei Gehaltsnachweise (BWA oder Steuerberaterbescheinigung bei Freiberuflern/Selbstständigen),
• Mietschuldenfreiheitsbescheinigung (durch Bankbeleg oder Bestätigung des bisherigen Vermieters),
• bisherige Adresse.

Besonders wichtig ist dabei die Selbstauskunft. Diese ist zwar nicht verpflichtend, ist aber eine rechtswirksame Erklärung. Darin enthalten sind unter anderen Angaben zu Insolvenzverfahren, Lohnpfändungen, Mietrückständen. Prüfen Sie alle Unterlagen. Ist alles in Ordnung, können Sie den Interessenten noch einmal fragen und den Termin zur Mietvertragsunterzeichnung vereinbaren. Ansonsten gehen Sie die Liste weiter durch und fragen den nächsten Kandidaten.

Die Mietvertragsunterzeichnung

Läuft alles glatt, ist das Unterzeichnen des Mietvertrags eine reine Formsache. Aber auch hier kann es noch zu Überraschungen kommen. Das gilt ganz besonders für Details, die Sie vorher nicht kommuniziert haben wie eine Staffelmiete, eine Mindestmietdauer oder juristisch fragwürdige Passage zu Schönheitsreparaturen. Der eine oder andere Interessent springt vielleicht sogar noch ab, weil er etwas anderes gefunden hat.

Mit der Unterzeichnung händigen Sie auch die Hausordnung aus. Danach ist die vereinbarte Mietkaution fällig. Nun folgt noch der letzte Schritt: die Wohnungsübergabe.

Schritt 8: Die Wohnungsübergabe

Für die Wohnungsübergabe sollten Sie sich Zeit nehmen. Bereiten Sie ein Wohnungsübergabeprotokoll vor, das Sie während des Termins ausfüllen. Halten Sie neben den Angaben zu den beteiligten Personen alle Mängel und Zählerstände fest. Listen Sie Besonderheiten auf. Notieren Sie Art und Anzahl der überlassenen Schlüssel. Sind noch Arbeiten auszuführen, werden auch diese im Protokoll festgehalten. Beide Seiten unterzeichnen das Dokument und erkennen damit den Inhalt an.

Sie sollten das Wohnungsübergabeprotokoll sehr genau ausfüllen. Denn es hat beim Auszug eine wichtige Funktion. Auf Basis der Abweichungen wird ermittelt, welche Schönheitsreparaturen der Mieter noch zu leisten hat.

Schritt 9: Denken Sie an Kleinigkeiten nach dem Vermieten

Hat alles geklappt, haben Sie Ihre Wohnung erfolgreich vermietet. Es gibt noch Kleinigkeiten, die zu erledigen sind:

• Tauschen Sie die Namensschilder an Klingel und Briefkasten aus. Übernehmen Sie das selbst, dann erhalten Sie ein einheitliches Erscheinungsbild.
• Unterzeichnen Sie innerhalb von maximal zwei Wochen nach Mietbeginn die Vermieterbestätigung, mit der sich der Mieter in der Gemeinde ummelden muss.
• Prüfen Sie, ob die Kaution und die erste Miete eingehen.
• Denken Sie daran, die Mieteinnahmen zu versteuern.

Sie sehen: Das Vermieten einer Wohnung ist keine unüberwindliche Hürde. Mit etwas Zeit und Engagement können Sie das selbst in die Hand nehmen. Allerdings sollten Sie sich bei wichtigen Punkten genau in das Thema einlesen oder Experten fragen. Das gilt ganz besonders für die Klauseln im Mietvertrag sowie den Umgang mit privaten Daten wie Selbstauskunft, Einkommensnachweise oder die Handhabung der Mietkaution.

Wenn Sie genug Interesse haben, wachsen Sie nach und nach in die Aufgaben des Vermieters hinein. Dann sind der nächste Mieterwechsel und der Ablauf beim Vermieten der Wohnung vielleicht schon Routine.