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Welche Unterlagen brauche ich für die Vermietung? Mietvertrag und Co.

Die Frage dieses Beitrags muss aus zwei verschiedenen Perspektiven gesehen werden: Es gibt Unterlagen, die brauchen Vermieterinnen und Vermieter – um sie an der Immobilie Interessierten vorlegen zu können. Dabei ist manches verpflichtend, anderes kann als Entgegenkommen für künftige Mietparteien gewertet werden.

Und dann brauchen Sie diverse Unterlagen von Ihren potenziellen Neumietern – manches bereits beim Besichtigungstermin, anderes erst, wenn ein Mietvertrag zustande gekommen ist.

Noch ein wichtiger Aspekt: Die Datenschutzverordnung (DSGVO) gilt auch für Vermieterinnen und Vermieter. Das bedeutet: Sie dürfen nur Daten einholen, die für die Vermietung wirklich relevant sind. Nach einer Absage müssen spätestens drei Monate danach all diese Daten unwiderruflich wieder gelöscht, beziehungsweise die entsprechenden Unterlagen vernichtet werden.

Welche Unterlagen müssen Vermieter mitbringen?

An dieser Stelle sollten wir uns einmal klar machen, dass auch Vermieterinnen und Vermieter Pflichten haben: etwa die Instandhaltung der Immobilie, die Beseitigung möglicher Baumängel, Sicherheitsaspekte wie der Einsatz eines Streudiensts, die ausreichende Beleuchtung in und um die Immobilie oder die Sorge dafür, dass alle Heizungen auch wirklich von 1. Oktober bis 30. April einsatzfähig sind. Auch die Formulierung einer Hausordnung im Interesse aller Mieterinnen und Mieter – und die Einhaltung der dort benannten Punkte – gehören dazu. Es ist zwar nicht allzu wahrscheinlich, dass Mietinteressenten schon beim Besichtigungstermin auf Einsichtnahme in derartige Unterlagen drängen, Tatsache ist aber: Sie haben ein Recht darauf. Besser also, Sie halten entsprechende Unterlagen für alle Fälle bereit.

Dann brauchen Sie natürlich noch die „Klassiker“:

• einen Grundriss der Immobilie, am besten mit Wohnflächenberechnung in Quadratmetern
• den Energieausweis
• Abrechnungsbeispiele über Verbrauchskosten für Gas, Wasser, Strom (am besten die letzten drei Nebenkostenabrechnungen des Vormieters)
• einen Nachweis über die Gebäudeversicherung
• den – vielleicht schon „vorausgefüllten“ – Mietvertrag
• die eigene Visitenkarte – damit Interessenten sich problemlos melden können. Es sei denn, Sie sagen: „ICH melde mich bei Ihnen!“

Der Mietvertrag

Er ist natürlich das Schlüsseldokument jeder Vermietung. Es gibt von verschiedenen Stellen zahlreiche Mustermietverträge, die Sie nutzen können. Was in jedem Fall immer enthalten sein sollte:

• die vollständigen Namen beider unterzeichnenden Parteien mit aktuellen Kontaktdaten – Bankverbindungsdaten inklusive
• die genaue Bezeichnung der Wohnung wie der zu nutzenden Flächen und deren Größe (Achtung! Die Wohnungsgröße muss exakt sein. Ist sie es nicht, können Mietminderungen drohen)
• die Höhe der monatlichen Miete wie der Kaution. Zusatzmietkosten (etwa für Stellplätze oder Gartenanteile) sollten klar ausgewiesen sein
• das exakte Datum des Mietbeginns und gegebenenfalls die Mietdauer – wenn sie denn begrenzt sein soll
• Datum und Unterschrift von Mieter und Vermieter.

Nur, wenn der Mietvertrag ungewöhnliche Zusatzbestimmungen enthält, brauchen Sie noch zusätzliche Dokumente, die etwas erklären und/oder belegen, beispielsweise bei Index- oder Staffelmietverträgen.

Worüber man sich auch immer verständigen sollte, ist die Frage: Soll bei Ein- oder Auszug renoviert werden? Sogenannte Schönheitsreparaturen obliegen nämlich nur dann den Mietern, wenn es im Mietvertrag entsprechend geregelt ist.

Gibt es Möbel oder andere Einrichtungsgegenstände, die von Vormietern übernommen werden sollen? Tipp an Vermieter: Halten Sie sich da am besten ganz raus – und bitten darum, dass dies die Mieterinnen und Mieter selbst untereinander klären.

Mögliche Mängel einer Immobilie oder: das Übergabeprotokoll

Sind im Bad einige Fliesen beschädigt, gibt es irgendwo Risse und Kratzer – oder ist alles in bester Ordnung? Wie auch immer: Es empfiehlt sich, vor der Unterzeichnung des Mietvertrags Fotos vom Ist-Zustand der Immobilie zu machen. Die können im Zweifelsfall künftigen Mietern auch gezeigt werden, vor allem, wenn es sich um Mängel handelt. Denn dann können Vermieter auch gleich schon belegen, dass sie auf diese Mängel hingewiesen haben. Eine solche Dokumentation sollte am besten vom künftigen Mieter als „gesehen“ mit einer Unterschrift quittiert werden, auch – und gerade – wenn alles in bester Ordnung ist. Meist wird ein solches Dokument als Übergabeprotokoll bezeichnet.

Welche Unterlagen müssen Mieterinnen oder Mieter mitbringen?

Hier wird vieles oft schon im Vorfeld geklärt, vor dem ersten Besichtigungstermin, vor der Unterzeichnung des Mietvertrags. Den Zeitpunkt für die Vorlage dieser wichtigen Dokumente können Vermieterinnen und Vermieter bestimmen. Bei manchen Unterlagen empfiehlt es sich aber, sie vorher einzufordern, um sie in Ruhe prüfen zu können. Zu den Standards gehören in jedem Fall:

• der gültige Personalausweis oder Reisepass mit Meldebestätigung – diese Dokumente bitte immer unbedingt vor Unterzeichnung des Mietvertrags persönlich zeigen lassen!
• die Mieterselbstauskunft – wird oft schon im Vorfeld vorgelegt, dann haben Vermieter auch ausreichend Zeit, sie sorgfältig zu prüfen
• eine oder mehrere Mietschuldenfreiheitsbescheinigung(en) von vorherigen Vermietern – auch die bitte sorgfältig prüfen, gegebenenfalls ruhig einfach nachfragen: Stimmt das wirklich?
• die letzten drei Einkommensnachweise
• eine Schufa-Auskunft – und zwar so aktuell wie möglich.

Bürgschaft oder Kaution?

Mietbürgschaften oder Bankbürgschaften werden meist nur Ausnahmefällen nötig – etwa bei Wohngemeinschaften, besonders jungen Menschen oder wenn Vermieter berechtigte Zweifel an der Liquidität ihrer Mieter haben. Weit verbreitet ist dagegen die Absicherung über eine Kaution, die Mieter in Höhe von maximal 3 Monatsmieten zu leisten haben. Sie sollte von Vermietern sicher verwahrt und bei Auszug entweder mit Zahlungen wegen Schäden an der Immobilie verrechnet oder voll zurückgezahlt werden.

Welche Unterlagen Vermieter ihren Neu-Mietern am Ende aushändigen sollten

• selbstverständlich den von beiden Seiten unterschriebenen Mietvertrag
• das Übergabeprotokoll
• wenn sie geleistet wurde: eine Quittung über die Kaution
• so vorhanden: die gültige Hausordnung (am besten quittieren lassen!)
• bei Wohnungen in Eigentümergemeinschaften: so vorhanden, deren Hausordnung oder die Kontaktdaten der beauftragten Hausverwaltung. In anderen Fällen vielleicht die Kontaktdaten der zuständigen Hausmeister
• die Beschreibung besonderer Rechte und Pflichten – etwa bei zusätzlicher Garten- oder Garagennutzung (kann aber auch Bestandteil des Mietvertrags sein. Das ist oft besser, weil verpflichtend)
• Eine Wohnungsgeberbestätigung – die ist Pflicht für alle Vermieter und bescheinigt, dass jemand tatsächlich eine Immobilie gemietet hat. Diese Bescheinigung wird nötig, um den neuen Wohnsitz bei der Meldebehörde registrieren lassen.